Før du bestiller aktiviteten, er det nyttig å skrive en kort plan. Ikke et omfattende dokument, men noen avklaringer som gjør at både leverandøren og kollegene vet hva som skal skje. Bruk punktene under som en gjennomgang sammen med den som deler arrangøransvaret.
Seks punkter å avklare før festen
1. Hvem skal delta?
Noter omtrent hvor mange dere blir, og tenk gjennom gruppen: Kjenner alle hverandre? Er det flere språk? Har noen behov knyttet til bevegelse, lydnivå eller andre forhold? Spør på en måte som lar folk melde behov uten å måtte forklare dem foran kollegene.
Velg en aktivitet med rom for ulike roller og frivillig deltakelse. Det er fint å kunne være med som spiller, hjelper eller heiagjeng. Skal dere spise sammen, må også allergier og kosthold avklares med den som leverer maten.
2. Hva er målet med aktiviteten?
Vil du blande avdelingene, feire et resultat eller bare gi folk en morsom kveld? Målet påvirker både laginndeling og hvor mye konkurranse som passer. Et uformelt avbrekk trenger andre rammer enn en aktivitet hele gjengen skal gjennomføre samtidig.
Skriv gjerne én setning om hva du vil at folk skal sitte igjen med. Bruk den når du vurderer ideene. Hvis målet er å bli kjent, bør opplegget gi plass til samtaler og samarbeid, ikke bare kø og venting.
3. Hvor mye tid har du satt av?
Legg aktiviteten inn i programmet med en faktisk start og slutt. Ta høyde for at folk skal komme fram, få en forklaring og finne lag eller turrekkefølge. En konkurranse med mange deltakere tar mer tid enn noen få uformelle forsøk.
Avklar også riggetiden. Hos HappyGolf er simulatoren ferdig satt opp før leietiden starter, så monteringen bruker ikke av spilletiden. Avtal når leverandøren kan komme inn, og unngå å planlegge viktige deler av festen midt i riggingen.
4. Hvordan ser lokalet ut?
Mål plassen aktiviteten faktisk kan bruke, og vurder hvordan gjestene beveger seg mellom inngang, mat og sitteplasser. Til en mobil golfsimulator trenger du minst 3 × 4 meter gulvplass, 3 meter takhøyde, flatt underlag og strøm og internett i nærheten.
Se også etter hindringer i høyden og plass til tilskuere utenfor spilleområdet. Ved utendørs arrangement må værforholdene vurderes. HappyGolf kan brukes ute i fint vær, men dette bør avklares før du baserer hele programmet på et utendørs oppsett.
5. Hvem har ansvar for utstyret?
Fordel ansvaret for å åpne lokalet, møte leverandøren og være kontaktperson under arrangementet. Én navngitt person gjør det lettere å gi beskjed hvis noe endrer seg. Sjekk også hvem som har tilgang når utstyret skal hentes.
Med HappyGolf inngår levering, montering, demontering og henting. Dere bruker simulatoren selv under festen, med instrukser og telefonhjelp ved behov. Utpek gjerne noen som kjenner turrekkefølgen og kan vise neste deltaker hvor instruksene ligger.
6. Hva skjer ved endringer?
Finn ut hvem som gir beskjed hvis dato, lokale eller program endres. Sjekk avtalte betingelser før du bestiller, og spør leverandøren om det du er usikker på. Ikke legg til grunn at en endring eller flytting alltid er mulig.
Har du planlagt noe utendørs, bør du tenke gjennom et egnet innendørs alternativ og avklare det med leverandøren. Oppdater kontaktpersonen på stedet når planene endres. En kort, felles beskjed er bedre enn at flere personer sitter med ulike versjoner av programmet.
Du trenger ikke ha alt klart for å spørre
Har du dato, sted og en idé om hva dere vil gjøre, er du godt i gang. HappyGolf kan avklare om en mobil golfsimulator passer til firmafesten eller teambuildingen. Vi går gjennom plass, leietid og praktiske detaljer før du bestemmer deg.
Se golf til firmafesten